Sie werden gleich verbunden….
…der Mensch telefoniert auf „Teufel-komm-raus“ – trotz Fax, E-mail und Internet. Als Kommunikationsmedium ist das Telefon mit Abstand die Nr. 1. Daher kommt es unvermeidlich zu Wartezeiten und dem gefürchteten Aufenthalt in den allseits beliebten Telefonwarteschleifen. Mal dudelt hier Mozart im synthetischen Taschenrechnersound, mal hört man mehr oder weniger professionelle Formen von „bitte warten Sie“. Das Warten sollte für den Anrufer so angenehm und unterhaltsam wie möglich sein.
Wissenschaftliche Studien belegen, dass der gut gelaunte Anrufer mehr Umsatz macht und auch zur besseren Stimmung der Mitarbeiter beiträgt. Die richtige Begrüßung am Telefon ist entscheidend und vermittelt dem Anrufer einen ersten (positiven oder negativen) Eindruck Ihres Betriebes. Machen Sie also Ihre Phone-Line zur Fun-Line oder gestalten Sie diese individuell und professionell – Ihre Anrufer werden begeistert sein! Vielleicht so begeistert, dass sie wieder auf die Warteschleife gelegt werden wollen…
Die freundliche Stimme am Telefon
Es gibt nichts Schlimmeres für den Anrufer (ob nun Hotelgast, Kunde, Partner oder Lieferant), wenn der gesuchte Kontakt unerreichbar ist oder aber keine Auskunft über Disponibilität, Öffnungszeiten oder Verfügbarkeit der Dienste vermittelt wird.Ebenso wichtig aber wie die professionelle Begrüßung und eine hochwertige Schleife bei besetzter Linie, ist auch die freundliche Stimme danach, die den Anruf entgegen nimmt. Dies wird leider sehr oft unterschätzt. Telefonist/innen oder Receptionist/innen und allen die das Telefon bedienen, bieten sich in Südtirol eine Vielzahl an professionellen Kursen an, welche in einfacher Weise die grundlegenden Ausdrucks- und Umgangsformen schulen. Gleichwohl wie der richtige Umgang mit Kunden oder aber Bedienung von Maschinen, Betriebsanlagen, Hard- und Software, ist auch das entgegennehmen der Anrufe erlern- und ausbaufähig.
Die Telefonwarteschleife
Die professionelle, individuell personalisierte Telefonwartschleife gibt dem Anrufer das Gefühl, erstens an der richtigen Adresse zu sein, des weiters Anhand kurzer professioneller Information, dass der Ansprechpartner seinen Anruf in Kürze entgegen nimmt und was er diesem im Vorfeld vermitteln möchte (Beispiel: Öffnungszeiten, Internet oder Fax Adresse, etc.)
Welchen Zweck soll Ihre Telefonschleife erfüllen?
Diese kann diversen Anforderungen gerecht werden und wird im Modulsystem wie folgt angeboten: Professionelle Begrüßung des Anrufers, Interne Weiterverbindung (unterhaltsam oder informativ), Außerhalb Bürozeiten (mit oder ohne Umleitung), Pause, Urlaub oder Feierabend
Eine Investition die sich lohnt!
Eine hochwertige Telefonwarteschleife erweckt nicht nur positiven Eindruck, sondern bedient auch Anhand personalisierter Information den Anrufer über erste Fragen. Professionelle Audioproduzenten bieten Anhand bestens ausgestatteter Tonstudios auch eine große Auswahl an professionellen Stimmen, ausgebildete Sprecher und Texter. Anhand Ihrer Stichpunkte und Wünsche, wird binnen kürzester Zeit Ihre professionelle Telefonschleife auf Wunsch in mehreren Sprachmutationen produziert. Ob seriös, auffallend, frisch, mit männlicher oder weiblicher Stimme, Effekten und Musik. Vorbei also die Zeiten von „bitte warten – prego attendere in linea“.
Die Telefonzentrale
Moderne Telefonzentralen verfügen heutzutage über sämtliche Bedürfnisse wie etwa die Bespielung von Warteschleifen, interne Verbindungsmöglichkeit, Texteingabemöglichkeit und Rufumleitung bei Bedarf. Ältere Telefonzentralen dagegen sind für verschiedene Anwendungen wie z.B. das abspielen einer Telefonwarteschleife meist gänzlich ungeeignet und wenn überhaupt oft nur mit teuren Adaptionen wie z.B. Steckkarten nachrüstbar, oder werden teils mit handelsüblichen, auf Dauer anfälligen CD-Playern gekoppelt. In diesem Fall bietet sich als Lösung: Ein Austausch mit einer neuen Telefonzentrale (mittlerweile sehr preiswert) oder die Ankoppelung an ein entsprechendes Audiogerät welches individuell programmierbar ist. Hier berät sie ihr Techniker über die für sie, am besten geeignete Lösung.
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Quelle (openPR)