Stadt Ludwigshafen zieht positive Bilanz bei der Verwaltungsmodernisierung

Doppikeinführung und Rechnungsautomatisierung im Doppelpack
Neustadt/Wied, 17.02.2010. Am 02.01.2009 legte die Stadt Ludwigshafen den Schalter um für ein Mammutprojekt: die Umstellung des Rechnungswesens von der Kameralistik auf die Doppik bei gleichzeitiger Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung mit dem DOXiS InvoiceMaster von SER. Nach einem Jahr Produktivbetrieb zieht die Stadt eine positive Bilanz.

„Wir sind sehr zufrieden mit dem neuen System und auch unsere Führungsebene ist der Meinung, dass das Projekt ein Volltreffer war“, konstatiert Martina Derst, Leiterin des Teilprojekts „Organisation des Rechnungswesens“. Insbesondere der geringe Personalaufbau in der Geschäftsbuchhaltung gibt Anlass zur Zufriedenheit, der bei vergleichbaren Kommunen deutlich höher ausgefallen ist.

Bis auf wenige Ausnahmen laufen die Rechnungen der Stadt Ludwigshafen heute in der zentralen Geschäftsbuchhaltung zusammen und werden dort elektronisch verarbeitet. Das war nicht immer so. Bis zum 31.12.2008 kümmerten sich die dezentralen Bereiche der Stadt Ludwigshafen selbst um die Bearbeitung und Verbuchung ihrer Kreditorenrechnungen. Die neu implementierten elektronischen Prozesse haben dazu beigetragen, den Aufwand in der zentralen Geschäftsbuchhaltung deutlich zu reduzieren, die dezentralen Bereiche in der Rechnungsbearbeitung zu entlasten, Durchlaufzeiten zu beschleunigen, Papieraufkommen zu reduzieren und den Archivierungsaufwand zu minimieren.

Zufriedene Mitarbeiter, effizientere Prozesse

Die Rechnungsverarbeitung läuft reibungslos und die neuen Abläufe haben sich weitgehend eingespielt. Die Mitarbeiter freuen sich vor allem über die Softwareunterstützung bei der Recherche. Anstatt wie früher langwierig in Papierbergen nach Dokumenten zu suchen, finden sie alle Rechnungsbelege heute auf Knopfdruck über die Vorgangssuche.

Durch die Zentralisierung der Rechnungsverarbeitung können sich die Sachbearbeiter auf die Neuerungen in der Doppik konzentrieren. Datenerfassung, Adressvalidierung und Verbuchung finden heute zentral statt. In den Bereichen werden die Rechnungen heute nur noch kontrolliert und vorkontiert. Die guten Erfahrungen in Ludwigshafen haben sich herumgesprochen. Ungefähr einmal im Monat kommen Vertreter anderer Kommunen nach Ludwigshafen, um sich das System vorführen zu lassen.
Über die SER eGovernment Deutschland GmbH

SER ist größter, unabhängiger, deutscher Hersteller und Anbieter von Lösungen für integriertes Enterprise Content Management (iECM). Seit 25 Jahren werden in Rheinland-Pfalz prozessorientierte Lösungen für mehr Wirtschaftlichkeit und Produktivität in deutschen sowie europäischen Unternehmen und Organisationen entwickelt. Auf der universell einsetzbaren Standardsoftware DOXiS iECM basiert auch die Branchenlösung PRODEA® für die öffentliche Verwaltung. Die integrierte Government Content Management-Suite ist nach dem DOMEA-Konzept 2.0 zertifiziert und verfügt über umfassende Lösungen für modernes eGovernment – von der Vorgangsbearbeitung über die Schriftgutverwaltung bis hin zur elektronischen Aktenablage. Der modulare Aufbau der SER-Produkte ermöglicht es der öffentlichen Verwaltung, durch PRODEA® von den Erfahrungen aus rund 1.300 Referenzprojekten bei mittleren und großen Organisationen zu profitieren. Bereits seit 1997 hat SER Kompetenz und Know-how in der öffentlichen Verwaltung erworben und mit ihren eGovernment-Lösungen wichtige Bundes- und Landesbehörden, Kreisverwaltungen, Städte und Gemeinden, aber auch Handwerkskammern, Unfallkassen und kommunale Schadensregulierer als Kunden gewonnen. Heute arbeiten mehr als 35.000 Beamte und Angestellte im öffentlichen Dienst täglich mit Software von SER.

Die SER eGovernment Deutschland GmbH als Tochtergesellschaft der SER Solutions Deutschland GmbH verfügt in Deutschland über ein gemeinsames komplexes Netzwerk aus Niederlassungen in Hamburg, Berlin, Dresden, Neustadt/Wied, Frankfurt/M, Stuttgart und München und garantiert so eine intensive und standortnahe Betreuung der öffentlichen Verwaltung in Bund, Ländern und Kommunen vom Consulting bis hin zur Implementierung und Wartung der Systeme. In Österreich ist mit den Standorten Wien, Linz, Graz und Klagenfurt ebenfalls eine flächendeckende Betreuung der Kunden durch die beiden österreichischen Landesgesellschaften gewährleistet. Die kantonalen und Bundesbehörden in der Schweiz werden durch die SER Solutions Schweiz AG in Oberentfelden kompetent beraten und betreut. Weitere Informationen: www.prodea.de und www.ser.de.
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