SGL Group: Invoice Management der Extraklasse im Outsourcing-Betrieb

Die SGL Group – The Carbon Company – hat sich für die automatisierte Rechnungsverarbeitung von SER entschieden. Die komplette Rechnungslesung wurde an den Dienstleister Schätzl Druck & Medien übergeben. Die anschließende Rechnungsprüfung und Buchung in SAP findet workflow-gesteuert bei der SGL Group statt, für die der DOXiS4 InvoiceMaster von SER zum Einsatz kommt, der auch die automatisierte Belegverarbeitung steuert.

„Mit DOXiS habe wir uns für eine Software entschieden, die den gesamten Rechnungsprüfungsprozess, durchgängig vom Scannen bis zur Archivierung, abdeckt. Zu dieser Entscheidung hat auch wesentlich beigetragen, dass wir uns für das Outsourcing des Scan- und Validierungsprozesses entschieden haben und der externe Provider langjährige positive Erfahrungen mit DOXiS gesammelt hat“, beschreibt der Projektverantwortliche Dr. Otto Olbrich, Head of General Accounting Germany bei der SGL Group, die Entscheidung für SER.

Für dieses Projekt haben die Firmen Schätzl Druck & Medien und SER Solutions Deutschland GmbH ein Bieterkonsortium gebildet. Die Aufgabenstellung umfasst zwei Komponenten. Zum einen das Digitalisieren und Extrahieren von Informationen aus gelieferten Kundenbelegen und zum anderen die Integration bzw. Anbindung der gewonnen Informationen an das hauseigene SAP-System mit workflow-gesteuerter Rechnungsprüfung.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Outsourcing-Betrieb

Der Start des Projektes ist mit mehreren Buchungskreisen geplant, von denen pro Jahr ca. 120.000 Rechnungseingänge erfasst werden. Die durchschnittliche Blattzahl pro Beleg wird mit ca. vier Seiten geschätzt. Alle Bestellungen erfolgen über den zentral organisierten Einkauf mit SAP 6.0, sodass beim Rechnungseingang eine eindeutige und automatisierbare Zuordenbarkeit möglich ist. Etwa 250 Mitarbeiter aus allen Fachbereichen arbeiten mit einer SAP-Volllizenz und führen, zusätzlich zu ihrer Fachaufgabe, typische Einkaufsaufgaben wie z.B. Angebotseinholung durch.
Rechnungslesung und Extraktion der buchungsrelevanten Daten aus den Belegen hat die SGL Group komplett an den Dienstleister Schätzl Druck & Medien übertragen. Dazu wird die Post täglich durch den Dienstleister bei der SGL Group in Meitingen abgeholt und in Donauwörth bei Schätzl gescannt und OCR-gelesen. Wichtige Daten (gem. § 14 UStG) werden vom System automatisch ausgelesen, validiert und anschließend zur Weiterbearbeitung an das SAP-System der SGL Group übergeben. Dort werden die Rechnungen vorerfasst und per Workflow zur sachlichen Prüfung an den jeweiligen „operativen Besteller“ der Fachabteilung weitergeleitet, der auch die ursprüngliche SAP-Bestellanforderung/Bestellung angestoßen hat. Bei Preisabweichungen, die außerhalb der im SAP-System hinterlegten Toleranzbereiche liegen, wird die Rechnung automatisch dem zuständigen Mitarbeiter der Einkaufsabteilung zur Klärung weitergeleitet. Die Buchung erfolgt bei der SGL Group in Meitingen.

Über die SGL Group – The Carbon Company

Die SGL Group ist ein weltweit führender Hersteller von Produkten aus Carbon (Kohlenstoff). Das umfassende Produktportfolio reicht von Carbon- und Graphitprodukten über Carbonfasern bis hin zu Verbundwerkstoffen. Die Kernkompetenzen der SGL Group sind die Beherrschung von Hochtemperaturtechnologien sowie der Einsatz langjährigen Anwendungs- und Engineering-Know-hows. Damit wird die breite Werkstoffbasis des Unternehmens ausgeschöpft. Diese auf Kohlenstoff basierenden Materialien kombinieren mehrere einzigartige Materialeigenschaften wie zum Beispiel Strom- und Wärmeleitfähigkeit, Hitze- und Korrosionsbeständigkeit sowie Leichtigkeit bei gleichzeitiger Festigkeit. Die Hochleistungsmaterialien und -produkte der SGL Group werden aufgrund des von Energie- und Rohstoffknappheit getriebenen Paradigmenwechsels im Materialeinsatz von mehr und mehr Industrien zunehmend nachgefragt. Carbon- und Graphitprodukte kommen immer dann zum Einsatz, wenn andere Werkstoffe wie Stahl, Aluminium, Kupfer, Kunststoff, Holz usw. mit ihren jeweils nur limitierten Materialeigenschaften versagen. Die Produkte der SGL Group werden vor allem in der Stahl-, Aluminium-, Automobil-, Chemie- und Glas-/Keramikindustrie eingesetzt. Aber auch Hersteller in der Halbleiter-, Solar-, Windenergie-, Batterie-/Akku-, Umweltschutz-, sowie Luft-, Raumfahrt- und Verteidigungsindsutrie sowie die Kernenergie zählen zu den Kunden.
Mit ca. 40 Produktionsstandorten in Europa, Nordamerika und Asien sowie einem Service-Netz in über 100 Ländern ist die SGL Group ein global ausgerichtetes Unternehmen. Im Geschäftsjahr 2008 erwirtschafteten 6.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Umsatz von 1,6 Mrd. Euro. Die Hauptverwaltung hat ihren Sitz in Wiesbaden/Deutschland.

Über Schätzl Druck & Medien

Seit 28 Jahren ist Schätzl Druck & Medien in Donauwörth kompetenter Ansprechpartner, wenn es darum geht, Kundenanforderungen erfolgreich medial zu realisieren. Diese Kompetenz schätzen international agierende Unternehmen aus den Bereichen Versicherung, Banken, Verlagswesen, Maschinenbau und der Aeronautik.
Das breite Leistungsspektrum von Schätzl Druck & Medien garantiert bei der Erfüllung gestellter Aufgaben die jeweils richtige Antwort im Bereich Offset-, Digital- und Endlosdruck sowie Neuer Medien auf höchstem Niveau. In einer fein aufeinander abgestimmten Prozesskette entstehen so nicht nur hochqualitative Printprodukte, sondern die verschiedensten Druckmedien und Sicherheitsdrucke sowie spezialisierte Dienstleistungen rund um das Dokument und das Dokumentenmanagement. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.schaetzl-druck.de
Über die SER-Gruppe

SER ist größter deutscher ECM-Softwarehersteller und Direktanbieter von Komplettlösungen rund um die Informationslogistik. Mit 330 Mitarbeitern in zwölf Gesellschaften an 26 Standorten in Europa bietet SER seinen Kunden vor Ort persönliche Beratung, Betreuung sowie Implementierung und Wartung. Dazu zählen europaweit mehr als 1.300 Referenzen – davon die Hälfte der DAX-30-Unternehmen – mit mehr als 850.000 Usern.

Seit 25 Jahren entwickelt SER Software „Made in Germany“ für Unternehmen jeder Branche und Größe. Die neue, komplett serviceorientierte DOXiS4 iECM-Suite ist ein technologischer Meilenstein und bietet flexible Möglichkeiten für jedes ECM-Szenario. Zum Lösungsangebot gehören elektronische Archivierung und Dokumenten-Management, die automatisierte Posteingangsverarbeitung, eMail-Archivierung, elektronische Akten und Workflow. Unser Ziel ist die Steigerung der Produktivität von Büroarbeit, die unternehmensweite einfache Informationsverfügbarkeit und die langfristige Sicherheit aller unternehmenskritischer Daten, Dokumente und Prozesse. Weitere Informationen finden Sie im Internet: www.ser.de.
SER Solutions Deutschland GmbH
Bärbel Heuser-Roth
Innovationspark Rahms
53577 Neustadt/Wied
+49 2683 984 220
+49 2683 984 222
www.ser.de

Pressekontakt:
SER Solutions Deutschlanbd GmbH
Bärbel Heuser-Roth
Innovationspark Rahms
53577
Neustadt/Wied
baerbel.heuser-roth@ser.de
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http://www.ser.de

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