Elektronisches Fahrtenbuch: Ordnungsmäßigkeit und Schutz vor Verwerfung

Steuerberater Roland Franz

Essen – Den kompletten Aufwand, den das Führen eines Fahrtenbuchs mit sich bringt, kann zum Teil durch die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs reduziert werden. Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, findet es wichtig zu wissen, dass die Anbieter elektronischer Fahrtenbücher nicht vom Finanzamt zertifiziert werden. Grundsätzlich wird ein elektronisches Fahrtenbuch aber vom Fiskus anerkannt, sofern sich daraus dieselben Erkenntnisse gewinnen lassen wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch. Dies bedeutet, dass Inhalt und Form des Fahrtenbuchs nachträglich nicht verändert werden können oder diese Veränderungen protokolliert werden müssen.

Dies kann nur durch eine Änderungshistorie mit entsprechender Angabe der ursprünglichen und der neuen Angaben inklusive des Änderungsdatums erfolgen. Auch müssen die Daten und Einträge des Fahrtenbuchs bis zum Ablauf der in der Regel zehnjährigen Aufbewahrungsfrist unveränderlich aufbewahrt und lesbar gemacht werden können. Diese Punkte sind den Herstellern von elektronischen Fahrtenbüchern bekannt. Bei der Auswahl eines Anbieters ist dennoch zu beachten, dass das elektronische Fahrtenbuch die Anforderungen der Finanzverwaltung erfüllt.

„Ein Fahrtenbuch soll die Zuordnung von Fahrten zur betrieblichen und beruflichen Sphäre darstellen und ermöglichen. Es muss laufend geführt werden, die berufliche Veranlassung muss plausibel erscheinen und es muss gegebenenfalls eine stichprobenartige Nachprüfung ermöglichen“, erläutert Steuerberater Roland Franz den Grundsatz.

Ein Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es muss alle Fahrten einschließlich des jeweils erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.

Daraus ergeben sich die Mindestanforderungen an die Ordnungsmäßigkeit eines Fahrtenbuchs (R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 Satz 3 LStR 2).

Das Fahrtenbuch muss mindestens die folgenden Angaben enthalten:
– Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen beruflich veranlassten Fahrt,
– Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner,
– für Privatfahrten genügen die jeweiligen Kilometerangaben,
– für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Das „nicht zeitnahe Erstellen“ führt zur Verwerfung.
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf nach der Rechtsprechung geringe Mängel aufweisen. Ein Fahrtenbuch, das erst zu einem späteren Zeitpunkt im Handel erhältlich ist, geht allerdings nicht, weil ein „zeitnahes Erstellen“ nicht möglich ist (Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 13. November 2017, Aktenzeichen 5 K 1391/15).

Die Kanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert ist seit mehr als 40 Jahren die erste Adresse für kompetente Steuerberatung und mehr. Die rund 30 Mitarbeiter der Niederlassungen bieten individuelle, auf die jeweilige Situation angepasste Lösungen. Um für jeden Mandanten möglichst viele Synergieeffekte ausschöpfen zu können, arbeiten in der Kanzlei mehrere Spezialisten zusammen. So profitieren die Mandanten von der Qualifikation und Erfahrung vieler Experten. Denn bei vielschichtigen Problemen kann keine Teillösung, sondern nur eine ganzheitliche Beratung zum Erfolg führen.

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