Expertenbeitrag von Rydoo
Betrug kostet Unternehmen weltweit jedes Jahr etwa 5 % ihrer Erlöse, schätzt die Association of Fraud Examiners. Die eigenen Angestellten sind es, die dabei den größten Teil verursachen. Diese Tatsache macht die Compliance mit der eigenen Ausgaben-Policy zu einem Faktor, der auch in finanzieller Hinsicht Gewicht bekommt. Mit klaren Strategien können Unternehmen ihre Compliance-Rate jedoch schnell verbessern.
Vor jeder Strategie jedoch steht eine Analyse der Ursachen, wieso es zu Betrug oder Verstößen kommt. Nicht immer ist die Motivation dahinter persönliche Bereicherung, die Gründe sind meist vielfältig. Beispielsweise können zu ausführliche Richtlinien mehr Schaden anrichten als Nutzen. Zu viele Details, unklare Sprache und Fachjargon führen dazu, dass die entsprechenden Dokumente nicht gelesen oder verstanden werden.
Daher lautet die erste Strategie: Machen Sie Ihre Ausgaben-Richtlinien einfach, zugänglich und frustfrei. Klare Sprache und Beispiele machen es Mitarbeitenden leichter, die Regeln zu verstehen und sich an sie zu halten.
Die zweite Strategie ist wiederholte und direkte Kommunikation. Eine jährliche Rundmail hat weniger Wirkung als direkte Gespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden, mit der Möglichkeit, Fragen zu stellen.
KI-gestützte Apps automatisieren und verschlanken Prozesse
Eine weitere mögliche Problemstelle liegt im Prozess an sich. Wenn es zu umständlich ist, oder keine klaren Strukturen bestehen, wie geschäftliche Belege eingereicht und erstattet werden, liegt hier eine größere Quelle für potenzielle Fehler. Spezialisierte Apps, die wie Rydoo das Spesenmanagement automatisieren, machen nicht nur den Vorgang an sich einfacher und schneller, sie erhöhen laut Aberdeen Group alleine durch ihr Vorhandensein die durchschnittliche Compliance um 26 %. Damit sind sie ein Investment, das sich auch finanziell schnell auszahlt.
Auch wenn es um Reisekosten geht, bringen die richtigen Tools viele Vorteile. So können sie zum Beispiel automatisch Belege analysieren und feststellen, ob Mitarbeiter bereits Tagegeld für den Tag beantragt hatten oder ob andere Konflikte auftauchen. Dadurch kommt es seltener vor, dass der finanzielle Rahmen übertreten wird. Rydoo hat außerdem das KI-Feature Smart Audit entwickelt, das eingescannte Rechnungen in jeglicher Sprache auf Compliance überprüft. Unter anderem damit verkürzt Smart Audit die Bearbeitungszeit pro Beleg um bis zu 60 %.
Konstantes Monitoring deckt Fehlerquellen auf
Nicht zuletzt birgt natürlich auch die Analyse der eigenen Daten Potenzial, die Compliance zu steigern. Dabei ist es nur ein Faktor, dass Betrug seltener vorkommt, wenn klar ist, dass die Ausgaben analysiert werden. Eine solche Auswertung macht sichtbar, in welchen Fällen, durch welche Personen und in welchen Abteilungen die Ausgaben am höchsten sind und wo die meisten Compliance-Verstöße passieren. Ist dies klar, können die Ursachen und Unklarheiten beseitigt werden.
Keine dieser gezeigten Strategien ist ein Hexenwerk. Je nach Ausgangslage ist eine andere davon die beste Wahl. Fast immer aber sparen Unternehmen sich und ihren Angestellten viel Zeit und vereinfachen die Dinge deutlich, wenn sie spezialisierte Software einführen. Denn auch bei Compliance werden Regeln dann am meisten befolgt, wenn es einfach ist, sie zu befolgen.
Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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