(openPR) – Schwabhausen, 30.Mai 2007 – Einen überwältigenden Einfluss von EMail auf den Arbeitsalltag zeigt die aktuelle EMail-Studie von SofTrust Consulting. Demnach genießt EMail für viele Anwender automatisch die höchste Priorität. Mit anderen Worten: Die Mitarbeiter lassen alles andere stehen und liegen um neu angekommene Emails zu sichten.
Wie stark sich Anwender von Email takten lassen zeigt alleine schon der Umstand, dass die allererste Tätigkeit am Morgen für 90% Prozent der Befragten im Abrufen der EMails besteht. 8 Prozent der befragten Mitarbeiter legen vor dem Abruf scheinbar noch den Mantel ab – sie gaben an, die EMails „erst“ innerhalb der ersten 15 Arbeitsminuten abzurufen. Länger als 60 Minuten hält es kein einziger der in der Studie Befragten ohne einen Blick in den EMail-Eingang aus.
„Bei unseren EMail-Optimierungs-Projekten begegnen wir diesem Phänomen ständig. Mitarbeiter sagen oft, dass ihre primäre Aufgabe im Abarbeiten des EMail-Posteingangs besteht und deshalb der erste Blick ganz selbstverständlich der Inbox gelten müsse“, sagt Wolfgang Schur von SofTrust Consulting. „Wenn der Posteingang leer ist oder das EMail-System einmal nicht verfügbar ist, bekommen diese Leute eine Sinnkrise. Sie wissen dann nicht, was sie arbeiten sollen. Wenn wir fragen, was sie vor der Einführung von EMail gemacht haben, ernten wir oft Schulterzucken.“
Noch dramatischer ist das Verhalten der Anwender während des Tages. 72 Prozent der Benutzer unterbrechen bei jedem einzelnen Posteingang ihre Arbeit um das eingegangene EMail zu sichten. Das ist unter arbeitspsychologischen Gesichtspunkten eine Katastrophe. Selbst der kürzeste Blick in die EMail-Box lenkt von der aktuellen Tätigkeit ab. Es dauert bis zu einer Viertelstunde, bis die Konzentration wieder vollständig aufgebaut ist. In vielen Fällen wird aber gar nicht zur aktuellen Arbeit zurückgekehrt, sondern stattdessen das neu eingegangene EMail bearbeitet.
„Durch die ständigen Kontextwechsel schaffen Mitarbeiter weniger und dies auch noch in geringerer Qualität. Gleichzeitig stressen sie sich selbst. Mitarbeiter berichten häufig, dass sie sich am Ende des Tages ausgepowert fühlen ohne genau zu wissen, woher dies kommt“, sagt Wolfgang Schur. „EMail und ihre eigene Arbeitstechnik identifizieren die Wenigsten als Ursache. Sobald das Problem von den Mitarbeitern allerdings erkannt ist, hat man eine gute Ausgangsbasis für Verbesserungen.“
Die Studie basiert auf Interviews mit 50 Personen. Die Studie mit zahlreichen Graphiken ist als PDF-Dokument bei www.softrust.com kostenlos erhältlich.
SofTrust Consulting GmbH
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SofTrust Consulting ist eine in Schwabhausen (bei München) und sowie Wien ansässige Unternehmensberatung mit dem Schwerpunkt Software- und Mitarbeiterproduktivität. Seit 2001 verbessert SofTrust Consulting für Unternehmen und deren Mitarbeiter EMail-Kultur, EMail-Effizienz, EMail-Professionalität und EMail-Sicherheit. Mitarbeiter werden dazu hingeführt EMail produktiver, wirtschaftlicher und professioneller einzusetzen